Dział Aparatury Naukowo-Badawczej i Importu

Akademii Górniczo-Hutniczej w Krakowie

OBIEG DOKUMENTÓW

I. Zasady dokonywania krajowych zakupów aparatury, innych środków trwałych i ich ulepszeń

Realizacja krajowych zakupów aparatury, innych środków trwałych i ich ulepszeń niezależnie od źródeł finansowania odbywa się w oparciu o obowiązujące przepisy, a w szczególności o Ustawę o Zamówieniach Publicznych i Ustawę o Finansach Publicznych.

Jeżeli zakup aparatury/innego środka trwałego :

a) nie podlega Ustawie o Zamówieniach Publicznych :

Wydział przedstawia w Dziale Aparatury Naukowo-Badawczej i Importu zamówienie ( podpisane przez Dziekana lub osobę upoważnioną przez Rektora ) do kontroli finansowej, zarejestrowania oraz uzyskania podpisu Kwestora.

Następnie zamówienie w ostatecznej prawidłowej formie zwracane jest przez Dz.AN-BiI na Wydział. Dane zostają wprowadzone do bazy danych programu Kwestury ASIMS+ - 1 kopia podlega archiwizacji w Dziale Aparatury Naukowo-Badawczej i Importu.

b) podlega Ustawie o Zamówieniach Publicznych :

Wydział przedstawia w Dziale Aparatury Naukowo-Badawczej i Importu wniosek do Działu Zamówień Publicznych o rozpoczęcie postępowania przetargowego ( podpisany przez Dziekana lub osobę upoważnioną przez Rektora ) do kontroli finansowej ( zgodność z decyzją MNiSzW ).

Prawidłowo sporządzony wniosek Dział Aparatury Naukowo-Badawczej i Importu przesyła do podpisu Kwestora. Podpisany przez Kwestora wniosek jest zwracany na Wydział.

Po zakończeniu postępowań przetargowych Wydział przygotowuje zamówienie i rejestruje je w Dziale Zamówień Publicznych. Następnie postępuje jak w punkcie I a).

II. Zasady dokonywania zakupów za granicą (import, WNT)

Decyzję dotyczącą zakupu towaru za granicą podejmują osoby upoważnione w jednostkach Uczelni w oparciu o obowiązujące przepisy, a w szczególności o Ustawę o Zamówieniach Publicznych i Ustawę o Finansach Publicznych..

Należy w tym celu przeprowadzić "badanie rynku" występując do firm produkujących ( sprzedających ) dany towar ( wzór Zał. Nr 1 ) o przysłanie aktualnego katalogu lub cennika. Pismo wychodzące do firmy podpisuje osoba upoważniona.

Po otrzymaniu katalogu lub cennika, znamy cenę towaru.

a) W przypadku zakupu aparatury lub innego środka trwałego postępujemy jak w punkcie I z zastrzeżeniem, że w przypadku zakupów za granicą zamówienie wraz z kopią dokumentów zostaje zarejestrowane w Dz.AN-BiI w celu realizacji,

b) Jeżeli jest to zakup materiałów, czasopism, książek, itp. i :

· Nie podlega Ustawie o Zamówieniach Publicznych :

Należy wystąpić o ofertę ( bezpośrednio lub poprzez Dz.AN-BiI ). Przygotować zamówienie wewnętrzne i zarejestrować w Dz.AN-BiI. ( wzór Zał. Nr 11)

· Podlega Ustawie o Zamówieniach Publicznych :

Znając cenę należy zdecydować o procedurze przetargowej ( Ustawa o Zamówieniach Publicznych ) i natychmiast przystąpić do działania zgodnego z tą ustawą ( komisja przetargowa, potwierdzenie posiadanych środków, rejestracja wniosku w Dziale Zamówień Publicznych).

Jeżeli istnieją przesłanki do konieczności uzyskania zwolnienia z procedury przetargowej Jednostka Uczelni występuje do Prezesa UZP w celu uzyskania zgody na zmianę trybu postępowania.

Jeżeli istnieje potrzeba ściągnięcia ofert (zgodnie z Ustawą o Zamówieniach Publicznych ) to należy zarejestrować zakup w Dz.AN-BiI , który wysyła do firm zapytanie ofertowe (wzór Zał. Nr 2).

Dz.AN-BiI otrzymane od oferentów kompletne oferty - dedykowane konkretnie dla AGH ; z określoną ceną, kosztami dostawy, opakowania, instalacji i ubezpieczenia, z określonym terminem dostawy, warunkami gwarancji, warunkami płatności oraz terminem ważności oferty - kieruje wraz z ewentualnymi uwagami poprzez Wydział do Działu Zamówień Publicznych. Oferta nie zawierająca ww. informacji jest niepełna i nie może stanowić podstawy do zawarcia kontraktu. Oferta winna być dostarczona w oryginale ( oryginalne podpisy ). Dla rozpoczęcia procedury przetargowej dopuszcza się ofertę w postaci faksowej, pod warunkiem jednak dostarczenia jej oryginału przed zakończeniem procedury przetargowej.

Po przeprowadzeniu przetargu Wydział lub Dział Zamówień Publicznych. wystawia zamówienie wewnętrzne ( wzór Zał. Nr 3 i 3a - dokument wewnętrzny AGH nie wysyłany nigdzie na zewnątrz ), do którego należy dołączyć dokumentację dotyczącą zakupu tzn.; kopię wysłanego pisma dot. badania rynku, kopię wybranej strony z otrzymanego katalogu lub cennika, kopię wysłanego zapytania ofertowego, oryginał otrzymanej oferty lub umowę z wybraną firmą ( ew. inną korespondencję, jeśli jest znacząca dla sprawy ). Zamówienie wewnętrzne winno być podpisane przez osobę zainteresowaną zakupem, Dziekana Wydziału i Kwestora. Na zamówieniu należy dokładnie określić formę płatności (zgodnie z zaakceptowaną ofertą ) - jeżeli formą płatności jest przedpłata to należy dołączyć pismo uzasadniające taką formę płatności, podpisane przez Dziekana Wydziału ( wzór Zał. Nr 4 ). Podpisane przez Dziekana zamówienie wewnętrzne należy zarejestrować w Dziale Zamówień Publicznych i złożyć w Dziale Aparatury Naukowo-Badawczej i Importu.

Podpisane i zarejestrowane zamówienie wewnętrzne stanowi podstawę do przygotowania oficjalnego zamówienia "zewnętrznego" do wybranej firmy zagranicznej ( wzór Zał. Nr 5 ). Zamówienie to sporządza Dz.AN-BiI i przesyła do kontrahenta. Sporządza je zwyczajowo w języku angielskim.

Równocześnie Dz.AN-BiI w porozumieniu z Wydziałem, prowadzi negocjacje z kontrahentem, w wyniku których Wydział przygotowuje kontrakt, który parafuje radca prawny i Dz.AN-BiI, a podpisuje Dziekan Wydziału i Kwestor AGH.

Kontrakt powinien obejmować pełny koszt zakupu ( z uwzględnieniem kosztów opakowania, transportu, ubezpieczenia, instalacji, ewentualnych rabatów itp.) podany w ofercie, zamówieniu i wniosku o uruchomienie przetargu, oraz precyzować warunki dostawy, płatności, wysokość ewentualnych kar umownych itp.

Po przesłaniu do firmy zamówienia i kontraktu czekamy na dostawę.

a) W przypadku dokonania dostawy na Wydział w ramach WNT, należy niezwłocznie poinformować Dz.AN-BiI oraz dostarczyć dokumenty przewozowe, fakturę handlową, oraz oświadczenie o nadejściu przesyłki. (wzór Zał. Nr 7 ).

b) W przypadku Importu - towar trafia do Agencji Celnej, która z upoważnienia AGH zgłasza towar do odprawy przez UC. Wydział po otrzymaniu przesyłki informuje Dz.AN-BiI i dostarcza dok. odprawy ( SAD, FH ) oraz wniosek o dokonanie transferu dewiz za granicę ( wzór Zał. Nr 4). Po skompletowaniu wymaganych dokumentów Dz.AN-BiI przygotowuje Zlecenie Polecenia Wypłaty w Obrocie Dewizowym ( wzór Zał. Nr 4A ), które przekazuje do Kwestury w celu dokonania zapłaty.

Ostateczne rozliczenie zakupu, w przypadku importu następuje w formie Wewnętrznej Noty Importowej ( wzór Zał. Nr 8 ), a w przypadku WNT w formie Wewnętrznej Noty Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Towaru / Importu Usługi ( wzór Zał. Nr 9 ) wystawionej przez Dział Aparatury Naukowo-Badawczej i Importu wyłącznie po otrzymaniu towaru, dokonaniu odprawy celnej ( jeżeli jest wymagana ) i dostarczeniu do Działu oryginałów dokumentów (SAD, decyzja Urzędu Celnego, faktura handlowa, dokumenty przewozowe, oświadczenie o nadejściu przesyłki ) oraz po dokonaniu płatności i otrzymaniu z Kwestury potwierdzenia wykonania operacji dewizowej.

Wewnętrzna Nota Importowa i Wewnętrzna Nota Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Towaru / Importu Usługi są przekazywane z Dz.AN-BiI do Kwestury ( pok. 17d, paw. C-2 ).

Kwestura wycenia operacje płatności i niezwłocznie powiadamia jednostkę organizacyjną o konieczności odbioru noty.

W terminie do 7 dni od odebrania noty jednostka organizacyjna AGH ma obowiązek przekazać, podpisaną przez upoważnione w jednostce osoby notę ponownie do Kwestury celem ostatecznego rozliczenia i zaksięgowania z wyjątkiem not, dotyczących. rozliczenia zakupów finansowanych z decyzji MEiN obejmujących inwestycje aparaturowe.

W przypadku WNT Wydział po otrzymaniu Wew. Noty Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Towaru / Importu Usługi sporządza fakturę VAT i razem z notą wew. niezwłocznie przekazuje do Kwestury (paw. C-1, pok. 19) .

Dz.AN-BiI kompletuje dokumenty i przesyła do Agencji Celnej w celu sporządzenia dokumentu statystycznego Intrastat ( wzór Zał. Nr 12).

Jednostka zamawiająca zobowiązana jest przy realizacji zakupu:

· Podać nazwisko i numer telefonu osoby upoważnionej do udzielania informacji formalnych (dokumenty) i technicznych (sprawy związane z aparaturą) o danej sprawie ( kierownik umowy, laboratorium itp.) - jest to niezbędne dla szybkiego i prawidłowego przygotowania dokumentów,

· Podać nazwisko i numer telefonu osoby, która może udzielić informacji niezbędnych do określenia towaru w taryfie celnej (dane techniczne, przeznaczenie itp.)

· Niezwłocznie dostarczać do Dz.AN-BiI otrzymane oryginały wszelkich dokumentów związanych ze sprawą. W przypadku dostarczenia kopii i kserokopii dokumentów muszą być one potwierdzone za zgodność z oryginałem i muszą posiadać informację gdzie znajduje się oryginał,

· Niezwłocznie po otrzymaniu przesyłki poinformować o tym Dz.AN-BiI ( odprawa celna ) podając pisemnie datę nadejścia,

· Niezwłocznie po zawiadomieniu o nadejściu przesyłki przekazać do Dz.AN-BiI odpowiednią informację do wniosku o zwolnienie z cła, zawierającą dokładny opis sprowadzanego towaru, przeznaczenie, ew. tematy umów badawczych, grantów z MEiN itp. podpisaną przez osobę, która bezpośrednio będzie korzystała z towaru ( kierownik umowy, grantu, laboratorium itp.).

Dz.AN-BiI nie odpowiada za koszty dodatkowe związane z nieterminowym dostarczeniem dokumentów istotnych dla sprawy (np. dodatkowe opłaty celne).

Prosimy pamiętać, że należy powiadamiać Dz.AN-BiI o każdym przypadku otrzymania rzeczowej darowizny z zagranicy - celem jej rozliczenia wewnętrzną notą importową / notą WNT ( należy przedłożyć oryginały dokumentów odprawy celnej, faktury, aktu darowizny, itp.)

Przy zasięganiu informacji na temat spraw już prowadzonych przez Dz.AN-BiI prosimy powoływać się na numer sprawy nadany w Dziale ( np. 193/2004 ) lub dokładną nazwę firmy i kwotę w walucie zakupu.

Dokumenty wymagane do zarejestrowania sprawy w Dz.AN-BiI :

· kopia wysłanego pisma dot. badania rynku (z oryginalnymi podpisami),

· kopia wybranej strony z otrzymanego katalogu lub cennika,

· kopia wysłanego zapytania ofertowego (z oryginalnymi podpisami), o ile zapytanie ofertowe przygotowuje Wydział,

· oryginał otrzymanej oferty, (jeśli jest na Wydziale),

· kontrakt z wybraną firmą,

· zamówienie wewnętrzne,

· oświadczenie, że towar jest przywożony do celów niehandlowych, jeżeli towar ma podlegać zwolnieniu z cła ( wzór Zał. Nr 10 ).

Wszelkie koszty związane z realizacją zakupu pokrywa jednostka zamawiająca towar, a w szczególności:

· cenę towaru,

· koszty opakowania,

· koszty spedycji - transportu,

· koszty ubezpieczenia,

· koszty dodatkowej korespondencji, zwłaszcza przesyłek kurierskich,

· koszty związane z odprawą celną towaru.,

· koszty prowizji i opłat bankowych,

· koszty cła i podatku VAT (w przypadku nie zwolnienia towaru z cła ),

· koszty związane z wystawieniem dokumentów statystycznych intrastat (finansowane z kosztów administracyjnych Wydziału)

III.Zasady postępowania związane z decyzjami MNiSzW na inwestycje aparaturowe

Wnioski o przyznanie z MNiSzW finansowania lub dofinansowania na inwestycje służące potrzebom badań naukowych lub prac rozwojowych przygotowuje Wydział w oparciu o Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie kryteriów i trybu przyznawania i rozliczania środków finansowych na inwestycje służące potrzebom badań naukowych lub prac rozwojowych z dnia 16 października 2007.

Wzory druków poniżej :

załącznik nr 13 - wniosek na inwestycję budowlaną (w rozp załącznik nr 1)

załącznik nr 14 - wniosek na inwestycję aparaturową (w rozp załącznik nr 2)

załacznik nr 15 - wniosek na inwestycje z zakresu infrastruktury informatycznej (w rozp załącznik nr 3)

Dz.AN-BiI pełni rolę doradczą w zakresie odpowiedniego przygotowania wniosków, ich poprawności pod względem formalno-technicznym w zakresie planowanych zakupów.

Wnioski - każdy w ilości 4 egz. - podpisuje Dziekan Wydziału.

Wydział sporządza listę rankingową wszystkich przygotowanych wniosków, którą podpisuje Dziekan.

Listę wraz z wnioskami Wydział składa w Dz. AN-BiI który :

· ustala zgodność wniosków z wytycznymi MNiSzW, przepisami dot. środków trwałych,

· sporządza listę wszystkich wniosków i przedstawia całość dokumentacji Rektorskiej Komisji ds. Aparatury,

· Po opracowaniu przez Komisję "uczelnianej listy rankingowej" i zatwierdzeniu jej przez Prorektora ds. Nauki przedstawia do podpisu Prorektora, a następnie Kwestora wnioski, które zostały umieszczone na ostatecznej wersji listy. Podpisane wnioski - 2 egz. wraz z Uczelnianą listą rankingową Dz.AN-BiI wysyła do MNiSzW ( 1 egz. archiwizuje, 1 egz. zwraca na Wydział ),

· Wydział otrzymuje z MNiSzW decyzję o przyznaniu dotacji na sfinansowanie/dofinansowanie zakupów aparatury na konkretne wnioski,

· Po zakończeniu procedur związanych z zakupem na podstawie sporządzonego zamówienia/zawartej umowy, w terminie do 6 miesięcy od otrzymania decyzji, Wydział składa w Dz.AN-BiI harmonogram płatności (wzór Zał. Nr 6), który po sprawdzeniu, przedłożeniu do podpisu Prorektorowi ds. Nauki i Kwestorowi zostaje zgodnie z Rozporządzeniem MNiSzW z dnia 16.10.2008 r.przesłany do MNiSzW, w celu uzyskania środków na realizację zakupów,

· Dz.AN-BiI po uzyskaniu informacji o przekazaniu przez MNiSzW środków finansowych wprowadza do bazy programu Kwestury ASIMS+ dane konieczne do ciągłej kontroli finansowej zakupów.

Rozliczenie zakupów następuje na podstawie złożonej przez Wydział w Dziale Aparatury Naukowo-Badawczej i Importu faktury lub noty wewnętrznej rozliczenia importu bądź noty wewnętrznej rozliczenia wewnątrzwspólnotowego nabycia/importu usługi w zależności czy dot. zakupu krajowego czy za granicą) do której należy dołączyć :

a) podane poniżej dokumenty :

· OT dokument przyjęcia środka na inwentarz - 3 szt.

· Kartę Aparatu - 2 szt.

· Protokół Odbioru Technicznego - 2 szt.

b) Fakturę/notę należy opisać podając:

· krótki opis przedmiotu zakupu,

· źródło finansowania,

· numer zamówienia nadany przez Dz.AN-BiI,

· stopień realizacji zamówienia (częściowy, końcowy),

· podpis osoby odpowiedzialnej za majątek w danej jednostce oraz podpis Dziekana lub osoby upoważnionej przez Rektora.

W przypadku zakupu aparatury w częściach, budowy stanowiska, bądź "towaru w drodze"

dokument OT przyjęcia środka na inwentarz wydział przygotowuje po skompletowaniu urządzenia.

Faktura/nota i przedłożone wraz z nią dokumenty podlegają opisaniu przez Dział Aparatury Naukowo-Badawczej i Importu i zarejestrowaniu.

Kopia faktury/noty jest przechowywana w Dz.AN-BiI wraz z inną dokumentacją, dotyczącą zakupu.

Faktura/nota z dokumentami jest przekazywana do Sekcji Budżetowej Kwestury.

Rozliczenie dotacji

Rozliczeń rocznych i końcowych przyznanych dotacji dokonuje się zgodnie z Rozporządzeniem MNiSzW z dn. 16.10.2008 r.

Dz.AN-BiI we współpracy z Wydziałem wykonuje rozliczenie roczne dotacji MNiSzW,wg załącznika 16. (w rozp załącznik nr 4)

Rozliczenie końcowe dotacji MNiSzW przygotowuje Wydział przy współpracy z Dz.AN-BiI, wg załącznika 17- budowlany(w rozp załącznik nr 5) załącznik 18 aparaturowy (w rozp. załącznik nr 6):

· na podstawie posiadanych dokumentów sporządzany jest raport końcowy - rozliczenie finansowe i rzeczowe inwestycji,

· weryfikacja raportu następuje we współpracy z Kwesturą,

· po uzyskaniu podpisu Prorektora ds. Nauki i Kwestora raport wraz z załączonymi dokumentami ( potwierdzonymi za zgodność z oryginałem kopiami druku OT) zostaje przesłany do MNiSzW, kopia jest archiwizowana w Dz.AN-BiI i na Wydziale..

Schemat przebiegu realizacji zakupu aparatury podlegającego ustawie o zamówieniach publicznych w dz. Ap. Nauk-Bad. i Imp.

Graficzny schemat realizacji zakupu aparatury podlegającego ustawie o zamówieniach publicznych w dz. Ap. Nauk-Bad. i Imp

Graficzny schemat obiegu dokumentów

PRZYDATNE LINKI DOTYCZĄCE PRZEPISÓW CELNYCH, VAT ETC.