Dział Aparatury Naukowo – Badawczej i Importu prowadzi i koordynuje prace związane z przygotowaniem wniosków oraz realizacją i rozliczaniem dotacji z MNiSW na inwestycje aparaturowe. Prowadzi i rozlicza Fundusz na Odtworzenie Majątku Trwałego (dawny Fundusz Zasadniczy) wydziałów i Rezerwę Rektora. Rejestruje zamówienia na aparaturę, środki trwałe i oprogramowanie niezależnie od źródeł finansowania.
 Dział realizuje również dla wydziałów Uczelni zamówienia na zakup aparatury, środków trwałych, oprogramowania, książek, czasopism i usług w ramach importu i Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Towarów (WNT). Zajmuje się również wysyłką za granicę uszkodzonego sprzętu ( WDT).

1. Wnioskowanie i rozliczanie środków na inwestycje aparaturowe regulują następujące akty prawne:

1.   Ustawa z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. z 2014r. poz. 1620)
2.   Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 8 października 2015 r. w sprawie kryteriów i trybu przyznawania i rozliczania środków finansowych na inwestycje służące potrzebom badań naukowych lub prac rozwojowych (Dz. U. z dn. 23 października 2015 r., poz. 1693)
3.  Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm
   

2. W zakresie Funduszu na Odtworzenie Majątku Trwałego ( FZ) Dz.AN-BiI działa w oparciu o wewnętrzne zarządzenia i komunikaty. Prowadzi ewidencję  zamówień na aparaturę, środki trwałe i oprogramowanie, wprowadza dane finansowe do programu Kwestury Asims+.

Ponadto prowadzi sprawozdawczość i informację bieżącą dla wydziałów i Kwestora , oraz rozlicza Rezerwę Rektora. Za całość Funduszu na Odtworzenie Majątku Trwałego (FZ) odpowiada Kwestor AGH.

3. Przebieg realizacji zamówień dotyczących zakupów za granicą odbywa się przy ścisłej współpracy Wydziałów, Działu Zamówień Publicznych, Kwestury i Radców Prawnych.

Regulują ją następujące akty prawne:

1.     Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 oraz z 2016 r. poz. 831 i 996) Ustawa z dnia 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2016 r. poz. 1020

2.     Ustawa o finansach publicznych (Dz.U. 2009 nr 157 poz. 1240 z późn. zm)

3.     Ustawa o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych z 17 grudnia 2004r. z późn.zm  (Dz.U. 2013 poz. 168. , Dz.U. 2013 poz. 168) 

4.     Ustawa o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004r. z późn.zm  (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535)

5.     Konwencja Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej  sprzedaży towarów sporządzona w Wiedniu 11 kwietnia 1980 r( Dz.U. 1997 nr 45 poz. 286) 

6.     Ustawa Prawo celne z 19 marca 2004 r. (Dz.U. 2004 nr 68 poz. 622) 

7.     Rozporządzenie Rady ( EWG ) Nr 2913/92 z dnia 12 października 1992r.ustanawiające Wspólnotowy Kodeks Celny ( Dz. U.UE Nr L 302 z dnia 19.10.1992r. z późn. zm.) 

8.     Rozporządzenie Rady (UE) Nr 1186/2009 z dnia 16 listopada 2009r. ustanawiające wspólnotowy system zwolnień celnych (Dz. Urz. WE Nr L 324 z 10 grudnia 2009r.)

9.     Rozporządzenie Komisji WE Nr 948/2009 z dnia 30 września 2009 r. zmieniające załącznik I do rozporządzenia Rady EWG nr 2658/87 w sprawie nomenklatury taryfowej i statystycznej oraz w sprawie Wspólnej Taryfy Celnej ( Dz. Urz. UE Nr L 287 z dnia 31 października 2009r.) 

10.   Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 kwietnia 2004r. w sprawie zgłoszeń INTRASTAT (Dz.U. Nr 89, poz.846 )

11.   Rozporządzenia Komisji WE Nr 312/2009 z dnia 16 kwietnia 2009r.zmieniającego rozporządzenie (EWG) nr 2454/93 ustanawiające przepisy w celu wykonania rozporządzenia Rady  ( EWG)  Nr 2913/92 ustanawiającego Wspólnotowy Kodeks Celny.

1. Zasady dokonywania  zakupów aparatury, oprogramowania, środków trwałych i ich ulepszeń

Realizacja zakupów aparatury, oprogramowania, środków trwałych i ich ulepszeń / niezależnie od źródła finansowania/ odbywa się w oparciu o obowiązujące przepisy a w szczególności o ustawę  Prawo zamówień publicznych i Ustawę o finansach publicznych.

W przypadku zakupu aparatury do projektów naukowych, badawczych i edukacyjnych finansowanych ze źródeł zewnętrznych: krajowych, unijnych oraz międzynarodowych wniosek o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne /zamówienie zostaje złożone w Dz.An-BiI po uprzednim potwierdzeniu przez Centrum Obsługi Projektów.
Jeżeli zakup aparatury: 

1. nie podlega ustawie Prawo zamówień publicznych
   
   

Szczegółowe zasady wyboru kontrahenta określa zarządzenie Rektora Nr 27/2015

Wydział przedstawia w Dz.AN-BiI  zamówienie w celu:

• sprawdzenia pod względem formalnym (zgodność z wytycznymi zawartymi w komunikatach Kwestora AGH, wykazem aparatury w umowie zawartej z jednostka finansującą) i finansowym (zgodność z kalkulacją do umowy lub Funduszem na Odtworzenie Majątku Trwałego)
• zarejestrowania
• przekazania do podpisu Kwestora
  Po uzyskaniu podpisu zamówienie zostaje zwrócone na wydział, dane z zamówienia zostają wprowadzone do bazy programu Kwestury ASIMS+, 1 kopia zamówienia podlega archiwizacji w Dziale. 

2. podlega ustawie Prawo zamówień publicznych

Wydział przedstawia w Dz.AN-BiI wniosek o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne w celu:

• sprawdzenia prawidłowości przygotowania (przeprowadzane  jak kontrola zamówienia podana w pkt.I.a)
• przesłania do podpisu Kwestora

Podpisany wniosek jest zwracany na wydział.

Po zakończeniu postępowania przetargowego wydział/Dz.ZP przygotowuje zamówienie (następnie postępuje się jak podano w pkt.I.a).

2. Zasady dokonywania zakupów za granicą (import, WNT, usługi)

Decyzję dotyczącą zakupu towaru za granicą podejmują osoby upoważnione w jednostkach Uczelni w oparciu o obowiązujące przepisy, a w szczególności o ustawę Prawo zamówień publicznych i Ustawę o finansach publicznych. 
Należy w tym celu przeprowadzić "badanie rynku". Rozeznanie rynku dostaw, usług odbywa się poprzez uzyskanie informacji pisemnej, elektronicznej, w tym poprzez stronę internetową dostawcy/wykonawcy, drogą telefoniczną lub poprzez osobiste rozeznanie.

1. W przypadku zakupu aparatury ,  środka trwałego należy postępować jak w punkcie I z zastrzeżeniem, że w przypadku zakupów za granicą zamówienie wraz z kopią dokumentów zostaje zarejestrowane w Dz.AN-BiI (sekcja aparatury)
2. Jeżeli jest to zakup materiałów, czasopism, książek, itp. :

• Nie podlega Ustawie Prawo zamówień publicznych

Należy wystąpić o ofertę ( bezpośrednio lub poprzez Dz.AN-BiI ). Przygotować zamówienie wewnętrzne i zarejestrować w Dz.AN-BiI. (sekcja importu)

W obu przypadkach obowiązują komunikaty Rektora  Nr 6/2012 i Nr 3/2014 oraz  Nr 27/2015 i wynikające z nich wymagane działania, jak rozeznanie rynku, sporządzenie pisemnej notatki z rozeznania rynku, pozyskanie oferty cenowej wg. wzoru czy zawarcie pisemnej umowy, o ile kwota zakupu, przekracza progi kwotowe, określone w wyżej wymienionych zarządzeniach.

• Podlega Ustawie Prawo zamówień publicznych

Znając cenę należy zdecydować o procedurze przetargowej ( ustawa Prawo zamówień publicznych ) i natychmiast przystąpić do działania zgodnego z tą ustawą ( komisja przetargowa, potwierdzenie posiadanych środków, rejestracja wniosku w Dziale Zamówień Publicznych). 

Jeżeli istnieją przesłanki do konieczności uzyskania zwolnienia z procedury przetargowej, jednostka Uczelni występuje do Prezesa UZP w celu uzyskania zgody na zmianę trybu postępowania. 

Jeżeli istnieje potrzeba ściągnięcia ofert, to należy zarejestrować zakup w Dz.AN-BiI , który wysyła do firm zapytanie ofertowe. 

Dz.AN-BiI otrzymane od oferentów kompletne oferty - dedykowane konkretnie dla AGH ; z określoną ceną, kosztami dostawy, opakowania, instalacji i ubezpieczenia, z określonym terminem dostawy, warunkami gwarancji, warunkami płatności oraz terminem ważności oferty - kieruje wraz z ewentualnymi uwagami poprzez wydział do Działu Zamówień Publicznych. Oferta nie zawierająca w.w. informacji jest niepełna i nie może stanowić podstawy do zawarcia kontraktu. Oferta winna być dostarczona w oryginale.

Po przeprowadzeniu przetargu wydział lub Dział Zamówień Publicznych wystawia zamówienie wewnętrzne (dokument wewnętrzny AGH nie wychodzący na zewnątrz), do którego należy dołączyć dokumentację dotyczącą zakupu tzn. kopię ogłoszenia  o wyborze najkorzystniejszej ofery, kopię otrzymanych ofert ( ew. inną korespondencję, jeśli jest znacząca dla sprawy ). Zamówienie wewnętrzne winno być podpisane przez osobę zainteresowaną zakupem, Dziekana Wydziału (lub w przypadku jednostek pozawydziałowych kierownika jednostki) i Kwestora. Na zamówieniu należy dokładnie określić formę płatności (zgodnie z zaakceptowaną ofertą ) - jeżeli formą płatności jest przedpłata to należy dołączyć pismo uzasadniające taką formę płatności, podpisane przez Dziekana Wydziału. Podpisane przez Dziekana zamówienie wewnętrzne należy zarejestrować w Dziale Zamówień Publicznych i złożyć w Dz.AN-BiI.

Podpisane i zarejestrowane zamówienie wewnętrzne stanowi podstawę do przygotowania oficjalnego zamówienia "zewnętrznego" do wybranej firmy zagranicznej. Zamówienie to sporządza Dz.AN-BiI i przesyła do kontrahenta. Sporządza je zwyczajowo w języku angielskim.

Równocześnie Dz.AN-BiI w porozumieniu z wydziałem, prowadzi negocjacje z kontrahentem, w wyniku których wydział bazując na udostępnionych wzorach przygotowuje kontrakt, który parafuje kierownik Dz.AN-BiI, a podpisuje Dziekan Wydziału (lub kierownik jednostki) i Kwestor AGH. 
W przypadku odstępstw od zatwierdzonych wzorów wymagana jest akceptacja radcy prawnego.
 Sporządzenie pisemnego kontraktu wymagane jest w sytuacji gdy zamówienie realizowane jest w trybie: przetargu nieograniczonego, zamówienia z wolnej ręki jak również jeśli wartość zamówienia przekracza kwotę określoną  zarządzeniach Rektora  Nr 6/2012 i Nr 3/2014
Kontrakt powinien obejmować pełny koszt zakupu (z uwzględnieniem kosztów opakowania, transportu, ubezpieczenia, instalacji, ewentualnych rabatów itp.) podany w ofercie, zamówieniu i wniosku o uruchomienie przetargu, oraz precyzować warunki dostawy, płatności, wysokość ewentualnych kar umownych itp.

Po przesłaniu do firmy zamówienia i kontraktu czekamy na dostawę. 

1. W przypadku dokonania dostawy na wydział  w ramach WNT, należy niezwłocznie poinformować Dz.AN-BiI oraz dostarczyć dokumenty przewozowe, fakturę handlową, oraz oświadczenie o nadejściu przesyłki.
2. W przypadku importu -  towar trafia do Agencji Celnej, która z upoważnienia AGH zgłasza towar do odprawy przez UC. Wydział po otrzymaniu przesyłki informuje Dz.AN-BiI i dostarcza następujące dokumenty: faktura handlowa,  wniosek o dokonanie transferu dewiz za granicę oraz oraz oświadczenie o otrzymaniu przesyłki . Poświadczone Zgłoszenie Celne (PZC) przesyłane jest elektronicznie.  Po skompletowaniu wymaganych dokumentów Dz.AN-BiI przygotowuje polecenie przelewu, które przekazuje Działu Finansowego w celu dokonania zapłaty.

Ostateczne rozliczenie zakupu, w przypadku  importu następuje w formie Wewnętrznej Noty Importowej, a w przypadku WNT w formie Wewnętrznej Noty Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Towaru / Importu Usługi  wystawionej przez Dz.AN-BiI wyłącznie po otrzymaniu towaru, dokonaniu odprawy celnej (jeżeli jest wymagana) i dostarczeniu do Działu oryginałów dokumentów (SAD, decyzja Urzędu Celnego, faktura handlowa, dokumenty przewozowe, oświadczenie o nadejściu przesyłki) oraz po dokonaniu płatności i otrzymaniu z Kwestury potwierdzenia wykonania operacji dewizowej. 

Wewnętrzna Nota Importowa i Wewnętrzna Nota Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Towaru / Importu Usługi są przekazywane z Dz.AN-BiI do Działu Finansowego Kwestury

Kwestura wycenia operacje płatności i niezwłocznie powiadamia jednostkę organizacyjną o konieczności odbioru noty. 

W terminie do 7 dni od odebrania noty jednostka organizacyjna AGH ma obowiązek przekazać, podpisaną przez upoważnione w jednostce osoby notę ponownie do Kwestury celem ostatecznego rozliczenia i zaksięgowania z wyjątkiem not, dotyczących rozliczenia zakupów finansowanych z decyzji MNiSW, obejmujących inwestycje aparaturowe.

W przypadku WNT wydział po otrzymaniu Wew. Noty Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Towaru / Rozliczenia Usługi  sporządza fakturę VAT i razem z notą wew. niezwłocznie przekazuje do Kwestury (paw. C-1,  pok. 3) . 

Dz.AN-BiI kompletuje dokumenty i przesyła do Agencji Celnej w celu sporządzenia dokumentu statystycznego Intrastat. 

(w związku z podniesieniem progów kwotowych zobowiązujących do sprawozdawczości INTRASTAT, sporządzanie deklaracji dla AGH w roku  2016 zostało zawieszone)

Jednostka zamawiająca zobowiązana jest przy realizacji zakupu:
Podać nazwisko i numer telefonu osoby upoważnionej do udzielania informacji formalnych (dokumenty) i technicznych (sprawy związane z aparaturą) o danej sprawie ( kierownik umowy, laboratorium itp.) - jest to niezbędne dla szybkiego i prawidłowego przygotowania dokumentów
Podać nazwisko i numer telefonu osoby, która może udzielić informacji niezbędnych do określenia towaru w taryfie celnej (dane techniczne, przeznaczenie itp)
Niezwłocznie dostarczać do Dz.AN-BiI otrzymane oryginały wszelkich dokumentów związanych ze sprawą. W przypadku dostarczenia kopii i kserokopii dokumentów muszą być one potwierdzone za zgodność z oryginałem i muszą posiadać informację gdzie znajduje się oryginał
Niezwłocznie po otrzymaniu przesyłki poinformować o tym Dz.AN-BiI (odprawa celna) podając pisemnie datę nadejścia
Niezwłocznie po zawiadomieniu o nadejściu przesyłki przekazać do Dz.AN-BiI odpowiednią informację do wniosku o zwolnienie z cła, zawierającą dokładny opis sprowadzanego towaru, przeznaczenie, ew. tematy umów badawczych, grantów z MNiSW itp. podpisaną przez osobę, która bezpośrednio będzie korzystała z towaru (kierownik umowy, grantu, laboratorium itp)

Dz.AN-BiI nie odpowiada za koszty dodatkowe związane z nieterminowym dostarczeniem dokumentów istotnych dla sprawy (np. dodatkowe opłaty celne).

Prosimy pamiętać, że należy powiadamiać Dz.AN-BiI o każdym przypadku otrzymania rzeczowej darowizny z zagranicy - celem jej rozliczenia wewnętrzną notą importową / notą WNT (należy przedłożyć oryginały dokumentów odprawy celnej, faktury, aktu darowizny, itp.).

Przy zasięganiu informacji na temat spraw już prowadzonych przez Dz.AN-BiI, prosimy powoływać się na numer sprawy nadany w Dziale (np. RN-ai.3112-XXX/15) lub dokładną nazwę firmy i kwotę zakupu w walucie 

Dokumenty wymagane do zarejestrowania sprawy w Dz.AN-BiI :

• oryginał otrzymanej oferty
• zamówienie wewnętrzne
• kontrakt z wybraną firmą (o ile konieczność zawarcia kontraktu wynika z zarządzeń Rektora  nR 6/2012 i 3/2014)
• uzasadnienie wniosku o zwolnienie z cła, o ile jednostka zamierza się o takie zwolnienie ubiegać zgodnie z Rozporządzeniem Rady (WE) Nr 1186/2009 (o ile w.w. ma zastosowanie)

Wszelkie koszty związane z realizacją zakupu pokrywa jednostka zamawiająca towar, a w szczególności:   

• cenę towaru
• koszty opakowania 
• koszty spedycji - transportu
• koszty ubezpieczenia
• koszty dodatkowej korespondencji, zwłaszcza przesyłek kurierskich
• koszty związane z odprawą celną towaru
• koszty prowizji i opłat bankowych
• koszty cła i podatku VAT (w przypadku nie zwolnienia towaru z cła )
• koszty związane z wystawieniem dokumentów statystycznych intrastat (finansowane z kosztów administracyjnych wydziału)

III.Zasady postępowania związane z decyzjami MNiSW na inwestycje aparaturowe

Dz.AN-BiI pełni rolę doradczą w zakresie odpowiedniego przygotowania wniosków i realizacji przyznanej dotacji.

Wnioski o przyznanie z MNiSW dotacji na inwestycje aparaturowe z zakresu dużej lub strategicznej infrastruktury badawczej oraz  infrastruktury informatycznej Wydział przygotowuje w oparciu o Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 8 października 2015 r. w sprawie kryteriów i trybu przyznawania i rozliczania środków finansowych na inwestycje służące potrzebom badań naukowych lub prac rozwojowych (Dz. U. z dn. 23 października 2015 r., poz. 1693)

Wnioski składane są w wersji elektronicznej w systemie OSF https://osf.opi.org.pl/app/adm/start.do  oraz jako wydruk z systemu

Weryfikacja wniosku przez Dział AN-BiI odbywa się w systemie OSF, w którym „Redaktor” umożliwia dostęp do wniosku, tworząc dla pracownika Działu konto „czytelnik wniosku”.

• Dział AN-BiI współpracuje z Redaktorem  podczas całego procesu opracowywania wniosku. Korzystając z konta „czytelnik” pracownik Dz. AN-BiI sprawdza wniosek  pod względem formalno-technicznym w zakresie planowanych zakupów, zgodności  z wytycznymi MNiSW oraz przepisami dot. środków trwałych.

·         Po uzyskaniu ostatecznej, poprawnej wersji wniosku wydział przygotowuje wydruki :

1 egzemplarz wniosku w pełnej wersji,

3 egzemplarze wniosku w wersji do Ministerstwa „strona A”, z pieczęcią wydziału oraz podpisem Dziekana lub osoby upoważnionej (w tym przypadku należy dołączyć upoważnienie )

Wydruki wniosków wydział składa w Dz. AN-BiI który:

• przekazuje Prorektorowi ds. Nauki wnioski do zatwierdzenia i podpisu
• podpisane przez Prorektora wnioski przedstawia do podpisu Kwestorowi AGH
• wydruki stron „A” po 1 egz. z każdego wniosku wysyła do Ministerstwa (1 egz.podlega archiwizacji w dziale , 1 egz. jest zwracany na wydział )

Decyzję o przyznaniu dotacji na sfinansowanie/dofinansowanie zakupów aparatury wydział otrzymuje z Ministerstwa.

·         Realizacja zakupów przebiega przy ścisłej współpracy z Dz.AN-BiI, który sprawdza wnioski o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne, rejestruje  zamówienia, koordynuje zakupy aparatury.

·         Po zakończeniu procedur związanych z pzp, na podstawie sporządzonego zamówienia/zawartej umowy z dostawcą wydział składa w Dz.AN-BiI harmonogram płatności, który po sprawdzeniu, przedłożeniu do podpisu Prorektorowi ds. Nauki i Kwestorowi zostaje przesłany do MNiSW, w celu uzyskania środków na realizację zakupu.

·         Dz.AN-BiI po uzyskaniu z Kwestury informacji o przekazaniu przez MNiSW środków finansowych wprowadza do bazy programu Kwestury ASIMS+ dane konieczne do ciągłej kontroli finansowej zakupów.  

Rozliczenie zakupów następuje na podstawie złożonej przez wydział w Dz.AN-BiI faktury lub noty wewnętrznej rozliczenia importu bądź noty wewnętrznej rozliczenia Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Towaru/ Rozliczenia Usługi do której należy dołączyć  podane poniżej dokumenty :

• OT dokument przyjęcia środka na inwentarz - 3 szt.
• Kartę Aparatu - 2 szt. 
• Protokół Odbioru Technicznego - 2 szt.

Fakturę/notę należy opisać podając:

• krótki opis przedmiotu zakupu  
• źródło finansowania
• numer i datę zamówienia nadane przez zamawiającego oraz numer potwierdzający rejestrację w Dz.AN-BiI
• stopień realizacji zamówienia (częściowy, końcowy)
• podpis osoby odpowiedzialnej za majątek w danej jednostce oraz podpis Dziekana lub osoby upoważnionej.

Opis faktury powinien być zgodny z wymaganiami określonymi w komunikatach Kwestora AGH.

W przypadku zakupu aparatury w częściach, budowy stanowiska, bądź "towaru w drodze"  dokument OT przyjęcia środka na inwentarz wydział przygotowuje po skompletowaniu urządzenia. 
Faktura/nota i przedłożone wraz z nią dokumenty podlegają opisaniu i zarejestrowaniu przez Dz.AN-BiI.
Faktura/nota z dokumentami jest przekazywana do Kwestury. Kserokopia faktury/noty jest przechowywana w Dz.AN-BiI wraz z pozostałą dokumentacją, dotyczącą zakupu.

Rozliczenie dotacji.

rozliczenie roczne dotacji MNiSW (w rozp załącznik nr 5)

raport końcowy aparaturowy (w rozp. załącznik nr 7):

• raport roczny/ końcowy (3 egz.) składany jest w Dz.AN-BiI

do raportu końcowego wydział dołącza kserokopie druku OT potwierdzone za zgodność z oryginałem

·         po uzyskaniu podpisu Prorektora ds. Nauki i Kwestora 1 egz. raportu wydział przesyła do MNiSW, 1kopia jest archiwizowana w Dz.AN-BiI, 1 na wydziale.

IV. Zasady finansowania działalności naukowo-badawczej z Funduszu Nauki i Technologii Polskiej.

Program zamknięty