AGH

e-COP - Elektroniczny System Zarządzania Projektami w AGH




Platforma e-COP - często zadawane pytania (FAQ - Frequently Asked Questions)

 

System e-COP

Czy muszę instalować dodatkowe oprogramowanie na swoim komputerze, aby korzystać z systemu e-COP?

Nie ma potrzeby instalowania żadnych dodatkowych programów, aby korzystać z systemu. System e-COP uruchamiany jest w przeglądarce internetowej. Aby rozpocząć pracę w systemie należy wpisać w swojej przeglądarce adres https://e-cop.agh.edu.pl/.

Gdzie znajdę instrukcję do systemu e-COP?

Instrukcja obsługi systemu (opisy okien, nawigacji, kontrolek itp.) jest do pobrania po zalogowaniu się do systemu w menu Pomoc. Aby jednak prawidłowo poruszać się i używać systemu e-COP należy zaznajomić się z materiałami szkoleniowymi i z dokumentacją oraz mapami procesów, które można pobrać ze startowej strony systemu e-COP https://e-cop.agh.edu.pl/ (panel z odnośnikami po lewej stronie okna).

Jakiej przeglądarki najlepiej używać do systemu e-COP?

System e-COP jest obsługiwany przez wszystkie najważniejsze przeglądarki. Jednak mogą wystąpić pewne problemy ze starszymi wersjami przeglądarek. Dla zapewnienia poprawnego działania systemu wskazane jest instalowanie aktualizacji  zalecanych przez producentów przeglądarek.

Jak uzyskać login i hasło do systemu?

W większości przypadków login to adres mailowy z domeny @agh.edu.pl. W przypadku, gdy taki login nie działa, należy napisać prośbę o zweryfikowanie loginu na adres cop-help@agh.edu.pl. Hasło należy wygenerować przed pierwszym wejściem do systemu. Generowanie hasła wymaga przejścia do serwisu https://ldap.agh.edu.pl/ . Szczegółowa instrukcja znajduje się na stronie https://e-cop.agh.edu.pl/ (panel po prawej stronie ekranu).

Czy z systemu e-COP można korzystać z domu lub za granicą?

Korzystanie z systemu e-COP jest ograniczone tylko do sieci AGH. Aby móc połączyć się z systemem spoza uczelni (np. z domu lub podczas wyjazdów służbowych), należy skorzystać z serwera VPN, pracującego w protokole OpenVPN. Przy jego pomocy można z dowolnego miejsca w Internecie połączyć się do wnętrza sieci AGH.

Jak mogę skonfigurować VPN na swoim komputerze?

Klucze i instrukcje potrzebne do połączenia można znaleźć na stronie http://panel.agh.edu.pl. Usługa dostępna jest dla pracowników AGH, wymaga posiadania konta na serwerze galaxy (konto pocztowe w domenie @agh.edu.pl). W celu pobrania certyfikatu i instrukcji należy podać login i hasło takie jak do skrzynki pocztowej z domeny @agh.edu.pl. Następnie należy postępować zgodnie z instrukcją dostępną na stronie.

Czy po wysłaniu formularza (Karty Wniosku) można jeszcze wprowadzić zmiany?

Formularz, który został wysłany przez naciśnięcie przycisku <DALEJ> i/lub wybraniu odpowiedniej opcji, jest automatycznie wysyłany do osoby opisanej w ścieżce obiegu dokumentu. Wtedy nie możemy już zrobić żadnej zmiany. Jeżeli chcemy coś zmienić formularz musi pojawić się na liście procesów AKTYWNYCH.

Czy po wysłaniu formularza mogę sprawdzić gdzie znajduje się dokument?

Tak, można to sprawdzić używając specjalnego narzędzia Recorder będącego częścią oprogramowania e-COP. Aby uruchomić to narzędzie dla procesu, który znajduje się u innej osoby należy wybrać zakładkę <NIEAKTYWNY> (lewy dolny róg), wybrać z listy proces, który nas interesuje i kliknąć na czerwoną kropkę znajdującą się w lewym górnym rogu.

Co oznaczają poszczególne pozycje w numerze wniosku?

Przykładowy numer wniosku może wyglądać tak: COP.pk-WGiG/0720/200/2015. Poszczególne elementy kodu oznaczają:

  • COP.pk – dział COP który obsługuje dany konkurs (pk – projekty krajowe, pm – projekty międzynarodowe, fs – fundusze strukturalne),
  • WGiG – akronim Wydziału/Jednostki Organizacyjnej,
  • 0720 – numer sprawy zgodny z wytycznymi instrukcji archiwizacji,
  • 200/2015 – kolejny numer wniosku w COP/ rok założenia sprawy.

Gdzie można znaleźć listę  uruchomionych edycji konkursu obsługiwanych przez system e-COP?

Lista aktualnie uruchomionych konkursów jest dostępna pod adresem https://e-cop.agh.edu.pl/info/ 

Co zrobić gdy nie ma konkursu na liście w systemie e-COP?

W przypadku braku konkursu na liście w bazie systemu e-COP należy taki fakt zgłosić do COP, najlepiej drogą e-mailową na adres cop@agh.edu.pl podając nazwę konkursu oraz instytucję finansującą.

 

Proces WNIOSKOWANIE

Czy każdy  może złożyć wniosek w systemie e-COP?

Tak, każdy pracownik AGH może złożyć wniosek w systemie e-COP. Proces WNIOSKOWANIA może rozpocząć jedynie osoba przypisana do roli Kierownik Projektu (KP). W systemie  e-COP są dwie role przewidziane dla pracowników AGH składających WNIOSEK.

  • Kierownik Projektu (KP)
  • Redaktor (RP)

Wszyscy pracownicy AGH są przypisani do obu ról.

Czy osoby fizyczne, które nie są pracownikami AGH mogą składać wnioski w systemie e-COP?

W przypadku doktorantów oraz innych osób, które nie są pracownikami AGH, istnieje możliwość przypisania im roli zarówno Kierownika Projektu (KP) jak i Redaktora (RP). Pracownik AGH (promotor doktoranta, kierownik katedry w przypadku pozostałych osób fizycznych) musi zalogować się do systemu e-COP i uruchomić proces Wnioskowanie o dostęp dla doktoranta. Wypełniony wniosek zostanie przesłany drogą elektroniczną do COP i po zweryfikowaniu zostanie założone konto dla osoby fizycznej. Login i hasło zostaną wysłane do tej osoby na jej adres e-mail wskazany we wniosku. Nadane uprawnienia pozwalają na samodzielne założenie karty wniosku w systemie e-COP przez osobę fizyczną.

Czy Kierownik Projektu musi powoływać redaktora?

Tak, do wniosku w systemie musi być przypisany redaktor. W przypadku, gdy Kierownik Projektu nie chce powoływać takiej osoby i chce w systemie wszystko uzupełniać sam musi w to miejsce wpisać swoje dane (wskazać siebie jako redaktora).

Czy można przypisać więcej osób do roli redaktora wniosku?

W systemie przewidziano możliwość przypisania tylko jednego redaktora. Jednak redaktor, korzystając z systemu zastępstw, może udostępnić Kartę Wniosku każdej innej osobie, która jest wpisana na listę redaktorów w systemie.

Czy w przypadku urlopu, chorobowego lub innej nieobecności można upoważnić inną osobę do pracy z systemem?

Tak, można a służy do tego system zastępstw. Zastępstwa przydzielamy do roli jaką chcemy aby ktoś za nas wykonywał. Zastępstwa mogą być czasowe jak i trwałe. Należy jednak pamiętać, że e-mail informacyjny z systemu e-COP zostanie wysłany tylko do osoby upoważnionej w systemie, a nie do osoby zastępującej. Rozwiązaniem tego problemu może być ustawienie filtru na serwerze pocztowym tak, aby kopia listu z adresu e-cop@agh.edu.pl była wysyłana do osoby, na którą ustawiono zastępstwo.

Czy system e-COP wysyła wnioski do NCN, NCBiR lub innej instytucji?

Nie, system e-COP w zakresie procesu Wnioskowanie służy tylko do elektronicznego obiegu wniosku w Uczelni. Platforma e-COP nie jest połączona z generatorami udostępnianymi przez instytucje finansujące.

Co zrobić gdy konsorcjanta nie ma na liście konsorcjantów?

W przypadku gdy konsorcjanta nie ma na liście należy dodać taki wpis do bazy. Do wprowadzania nowego konsorcjanta przewidziano oddzielny proces "Zgłoszenie konsorcjanta". Po wpisaniu danych i przesłaniu formularza dalej można już dodać do tabeli konsorcjantów takiego partnera, jednak będzie on w polu Potwierdzony miał wartość NIE, dopiero gdy pracownik COP zweryfikuje dane w tabeli pojawi się wartość TAK.

Czy pole Konsorcjanci wypełnia się jedynie konsorcjantami zewnętrznymi, czy podaje się też konsorcjantów wewnętrznych?

W tabeli konsorcjanci należy wpisać wszystkich konsorcjantów zewnętrznych (i ich liczbę należy wpisać w polu 'Liczba konsorcjantów') oraz konsorcjantów wewnętrznych (z odpowiednią adnotacją konsorcjant wew.).