1. Dyplomatka/Dyplomant przesyła mailem Promotorowi pracę do poprawy
2. Promotor nanosi poprawki. Ten cykl może się powtarzać…
3. Kiedy nie ma uwag, przygotowywana jest wersja finalna w PDF i przekazywana przez Dyplomantkę/Dyplomanta do Wirtualnej Uczelni. Proszę zwrócić uwagę, czy poprawnie podano informacje na stronie tytułowej, np. tytuł w j. angielskim, kierunek, katedrę itp. Od tego czasu nie można wprowadzać zmian, ponieważ system przetwarza sumy kontrolne wygenerowane z PDF. Jest to także dobry moment na przesłanie kodu pracy, zbiorów danych, itp.
4. Praca automatycznie trafia do systemu antyplagiatowego i po jakimś czasie (liczonym na ogół w godzinach) pojawia się raport
5. Promotor potwierdza, że praca nie jest plagiatem, pisze opinię w systemie Baza Prac EAIiIB i wgrywa opinię do systemu Wirtualna Uczelnia. Wystawia też ocenę.
6. Często w tym momencie następuje wybór Recenzenta (o ile nie jest narzucony wcześniej)
7. Następnie praca zmienia status na zatwierdzona i recenzent jest powiadamiany, że może pobrać PDF i przystąpić do recenzji. Czasem recenzent nie jest wprowadzony do systemu i musi to zrobić manualnie pracownik Dziekanatu (oczywiście w dzień roboczy).
8. Recenzent przygotowuej recenzję w systemie Baza Prac EAIiIB i wgrywa ją do Wirtualnej Uczelni, wystawia też ocenę. Zazwyczaj nie trwa to długo (2-3 dni), ale system zakłada 5 dni na recenzję. Czasem Recenzent może chcieć uzyskać wgląd do kodu pracy.
9. Recenzent i promotor drukują opinie (są to osobne kartki), podpisują je i najczęściej zostawiają na półeczce na korespondencję w sekretariacie Katedry C2 406, czynne od 9.00-15.00
10. Zadaniem Dyplomantki/Dyplomanta jest zebranie popdpisanych recenzji, wydrukowanie pracy i innych niezbędnych dokumentów oraz złożenie w Dziekanacie

W przypadku pomyłek, błędów, niestandardowych systuacji wszelkie interwencje dokonywane są manualnie przez administratora systemu, co zajmuje sporo czasu. Więc proszę dokładnie sprawdzać dokuemnty przed przesłaniem.

Kluczowe jest zapisanie się na jakiś (realny) termin obrony. Dla prac nieukończonych, w trakcie poprawek - raczej sugerowałbym dalsze terminu.