Szanowni Państwo,  zamieszczam informację ze strony dr Konrada Kułakowskiego, pod którą to informacją również i ja w całej rozciągłości się podpisuję.

Po otrzymaniu w ciągu ostatnich paru miesięcy, kilkunastu listów e-mail od Państwa, z przykrością stwierdzam, że często nie potrafią Państwo zachować właściwej ich formy, a czasem też nie potrafią zapanować nad treścią. O ile na tę drugą przypadłość ciężko coś poradzić, to z pierwszą mogą Państwo uporać się dość łatwo. Jako pomoc postanowiłem podać Państwu kilka “złotych” reguł pisania oficjalnej korespondencji uczelnianej (zaczerpnięte z www.aktywista.uni.opole.pl).

1. W e-mailach proszę używać form grzecznościowych np.: “Szanowny Pan Profesor”, “Szanowna Pani Doktor”, “Szanowny Pan Magister”, “Szanowny Panie Profesorze”, etc. Niedopuszczalne jest rozpoczynanie e-maila od “Cześć” “Witam”, “Witam Panie Konradzie”, “Dzień dobry” itp.
2. Każdy e-mail proszę podpisywać imieniem i nazwiskiem oraz rokiem i kierunkiem studiów.
3. W temacie e-maila proszę wpisywać krótką informację dotyczącą treści przesyłanej wiadomości.
4. E-maile powinny być krótkie i konkretne. Rozpisywanie się w e-mailu jest niewskazane (chyba, że jest to konieczne ze względu na specyfikę sprawy jaką mają Państwo do wykładowcy).
5. Jeśli piszą Państwo na e-mail ogólny np.: sekretariat instytutu, dziekanat lub rektorat, w tytule e-maila i w nagłówku trzeba wpisywać osobę, do której kierują państwo e-maila wraz z jego tytułami naukowymi np.: “Szanowny Pan Prorektor - dr hab. Stefan Marek Grochalski, prof. UO”.
6. Używanie w e-mailu do wykładowcy wyrazów “gwaropodobnych” typu “ziomale”, “ekipa” czy “zajefajne”, “jest to dla mnie wielki ból” jest niedopuszczalne.
7. Przed wysłaniem e-maila proszę sprawdzić, czy nie ma w nim błędów ortograficznych.
8. Dołączanie do e-maila wszelkich załączników jest dopuszczalne pod warunkiem, że te załączniki są niezbędne i dotyczą treści e-maila.