Kilka uwag a propos pisania e-maili

Szanowni państwo,

po otrzymaniu w ciągu ostatnich kilku lat, wielu listów e-mail od słuchaczy prowadzonych przeze mnie zajęć, z przykrością stwierdzam, że często autorzy nie potrafią zachować właściwej ich formy, a czasem też nie potrafią zapanować nad treścią. O ile na tę drugą przypadłość ciężko coś poradzić, to z pierwszą mogą państwo uporać się dość łatwo. Jako pomoc postanowiłem podać państwu kilka „złotych” reguł pisania oficjalnej korespondencji uczelnianej (zaczerpnięte z www.aktywista.uni.opole.pl).

W e-mailach proszę używać form grzecznościowych np.: „Szanowny Pan Profesor”, „Szanowna Pani Doktor”, „Szanowny Pan Magister”, „Szanowny Panie Profesorze”, etc. Niedopuszczalne jest rozpoczynanie e-maila od „Cześć” „Witam”, „Witam Panie Konradzie”, „Dzień dobry” itp.
Każdy e-mail proszę podpisywać imieniem i nazwiskiem oraz rokiem i kierunkiem studiów.
W temacie e-maila proszę wpisywać krótką informację dotyczącą treści przesyłanej wiadomości.
E-maile powinny być krótkie i konkretne. Rozpisywanie się w e-mailu jest niewskazane (chyba, że jest to konieczne ze względu na specyfikę sprawy jaką mają państwo do wykładowcy).
Jeśli piszą państwo na e-mail ogólny np.: sekretariat instytutu, dziekanat lub rektorat, w tytule e-maila i w nagłówku trzeba wpisywać osobę, do której kierują państwo e-maila wraz z jego tytułami naukowymi np.: „Szanowny Pan Prorektor - dr hab. Stefan Marek Grochalski, prof. UO”.
Używanie w e-mailu do wykładowcy wyrazów „gwaropodobnych” typu „ziomale”, „ekipa” czy „zajefajne”, „jest to dla mnie wielki ból” jest niedopuszczalne.
Przed wysłaniem e-maila proszę sprawdzić, czy nie ma w nim błędów ortograficznych.
Dołączanie do e-maila wszelkich załączników jest dopuszczalne pod warunkiem, że te załączniki są niezbędne i dotyczą treści e-maila.
W przypadku konieczności przesłania dużego załącznika, proszę przesłać link, z którego można dany plik pobrać, a nie plik oryginalny. Można to zrobić zakładając konto np. na DropBox.

Mając nadzieję, że rady te będą państwu dobrze służyć, życzę państwu samych wysokich zaliczeń i dobrze zdanych sesji!

Z poważaniem,
Konrad Kułakowski